Tiempo perdido buscando
Ese contrato, ese albarán o esa ficha técnica existe… en algún correo, carpeta o escritorio. Encontrarlo cuesta más de lo que debería.
Automatización documental con IA
Ordena tu documentación con IA, sin plantillas ni trabajo manual
Glupo Ordena recibe tus documentos, los clasifica, extrae los datos clave y los archiva con un criterio coherente. Tu equipo encuentra lo que busca en segundos y deja de teclear datos a mano.
- PDF, escaneos, fotos y correo
- Cualquier tipo de documento
- Sin plantillas que configurar
- escaneo_0231.pdfContrato2026-03_Contrato-servicios_Proveedor-Ejemplo.pdf
- IMG_4410.jpgAlbarán2026-03_Albaran_A-1042_Transportes-Ejemplo.pdf
- RE: documentación.emlRR. HH.2026-03_Alta-empleado_Nombre-Apellido.pdf
ClasificadoDatos extraídosArchivado
El problema
La documentación crece más rápido que el tiempo para ordenarla
Llega por correo, en papel escaneado, en fotos del móvil o desde otros sistemas. Y alguien tiene que revisarla, renombrarla, archivarla y pasar los datos a mano.
Archivos desordenados
Cada persona nombra y guarda a su manera. Carpetas duplicadas, versiones sin control y nombres como «escaneo_final_v2.pdf».
Errores al teclear datos
Copiar fechas, importes, NIF o referencias a mano es lento y se cuela algún error que luego cuesta detectar y corregir.
[Dato de contexto pendiente]
Aquí puede ir una cifra con fuente verificable sobre el tiempo que se dedica a buscar o gestionar documentos. No publicar cifras sin fuente.
Cómo funciona
Tres pasos, sin plantillas que mantener
No hace falta definir una plantilla por cada formato de documento: la IA entiende el contenido y aplica tus reglas de organización.
- Paso 1
Sube o reenvía
Arrastra archivos, reenvíalos a un buzón de correo dedicado o conecta una carpeta compartida.
- PDF y documentos de oficina
- Escaneos y fotos del móvil
- Correos con adjuntos
- Paso 2
La IA clasifica y extrae
Identifica qué tipo de documento es, extrae los datos clave y lo renombra y archiva según tus criterios.
- Clasificación automática
- Extracción de fechas, partes, importes, referencias…
- Renombrado y archivo coherentes
- Paso 3
Consulta e integra
Encuentra cualquier documento con una búsqueda y envía los datos a los sistemas que ya usas.
- Búsqueda por contenido y por datos
- Revisión de los casos dudosos
- Integración con ERP y otras herramientas
Casos de uso
Para cualquier documentación de tu empresa
Glupo Ordena se adapta a los tipos de documento y a los criterios de archivo de cada equipo. Estos son algunos de los más habituales.
Contratos siempre localizados y bajo control
Contratos con clientes, proveedores, arrendamientos o mantenimiento repartidos en correos y carpetas, sin control claro de vencimientos.
Solicita una demoDocumentos
- Contratos y anexos
- Renovaciones y adendas
- Acuerdos de confidencialidad
- Condiciones de servicio
Datos que extrae
- Partes y NIF
- Fecha de firma y vencimiento
- Objeto e importes
- Cláusulas de renovación
Expedientes completos y en orden
Expedientes de clientes, proyectos u obras que se completan con documentos de muchas fuentes y nunca están del todo completos ni en orden.
Solicita una demoDocumentos
- Solicitudes y formularios
- Documentación aportada por clientes
- Informes y certificados
- Correspondencia
Datos que extrae
- Número de expediente
- Titular o cliente
- Tipo de trámite
- Fechas y estado
Documentación de RR. HH. ordenada y protegida
Altas, contratos laborales, nóminas, bajas y certificados que exigen orden, confidencialidad y localizarse rápido cuando se necesitan.
Solicita una demoDocumentos
- Contratos laborales
- Documentación de altas y bajas
- Nóminas y certificados
- Formación y PRL
Datos que extrae
- Persona empleada
- Tipo de documento
- Fechas de vigencia
- Departamento o centro
Albaranes y pedidos archivados sin teclear
Pedidos, albaranes de entrega y confirmaciones que llegan en papel, foto o PDF y hay que cruzar, archivar y registrar sin errores.
¿Lo tuyo son facturas y albaranes de proveedores? Mira Glupo Concilia, nuestro producto especializado en su conciliación.
Solicita una demoDocumentos
- Pedidos de compra y venta
- Albaranes de entrega
- Confirmaciones de pedido
- Hojas de ruta
Datos que extrae
- Número de pedido o albarán
- Cliente o proveedor
- Fecha y líneas
- Referencias
Documentación técnica fácil de encontrar
Fichas técnicas, manuales, planos, certificados y hojas de seguridad con muchas versiones y difíciles de encontrar cuando hacen falta.
Solicita una demoDocumentos
- Fichas técnicas y manuales
- Planos y especificaciones
- Certificados y declaraciones
- Hojas de seguridad
Datos que extrae
- Producto, equipo o referencia
- Fabricante
- Versión y fecha
- Norma aplicable
¿Lo vemos con tus documentos?
Cuéntanos qué documentación gestionáis y te enseñamos cómo quedaría organizada con Glupo Ordena.
Beneficios
Más orden, menos tiempo, mejores datos
Menos trabajo manual
El equipo deja de renombrar, mover y teclear datos y se dedica a lo que aporta valor.
Todo se encuentra
Busca por contenido, tipo de documento, fechas o cualquier dato extraído.
Menos errores
Los datos se extraen del propio documento y los casos dudosos se marcan para revisión.
Criterio único
Nombres y carpetas coherentes para toda la empresa, independientemente de quién suba el archivo.
Cualquier formato
PDF, escaneos, fotos y correos en una misma bandeja, sin preparar los documentos antes.
Conectado a tus sistemas
Los datos fluyen a tu ERP u otras herramientas en lugar de quedarse en un PDF.
[Caso de éxito pendiente]
Cliente real (con autorización), contexto, solución y resultado medido. Sin datos inventados.
[Testimonio pendiente]
Cita textual de un cliente real con nombre, cargo y empresa (con autorización por escrito).
[Cifras de ahorro pendientes]
Tiempo ahorrado, documentos procesados o precisión de extracción, solo con datos medidos y verificables.
[Logos de clientes pendientes]
Solo logos de clientes que hayan autorizado su uso.
Integraciones
Encaja en cómo ya trabajáis
Los documentos entran por los canales habituales y la información sale hacia los sistemas que ya usáis.
Correo electrónico
Reenvía documentos a un buzón dedicado o conecta el buzón donde ya llegan.
Carpetas compartidas
Vigila carpetas de red o en la nube y archiva el resultado donde lo necesites.
ERP y software de gestión
Envía los datos extraídos a tu ERP u otras aplicaciones de negocio.
API
Integra Glupo Ordena en tus propios procesos y aplicaciones mediante API.
[Listado de integraciones concretas pendiente]
Nombrar ERP y servicios concretos (con sus logos) solo cuando la integración esté disponible y validada.
Seguridad y RGPD
Tu documentación, protegida
Tratamos la documentación de tu empresa con el cuidado que merece.
Alojamiento en la UE
Los documentos y los datos se alojan en centros de datos situados en la Unión Europea.
Control de accesos
Permisos por usuario y por tipo de documento para que cada persona vea solo lo que le corresponde.
Diseñado para el RGPD
Tratamiento de datos conforme al RGPD y a la LOPDGDD, con contrato de encargo del tratamiento.
Trazabilidad
Registro de la actividad sobre los documentos para saber quién hizo qué y cuándo.
Los detalles técnicos y contractuales se facilitan durante la demo.
Preguntas frecuentes
Resolvemos tus dudas
¿Qué tipos de documentos puede ordenar Glupo Ordena?
Cualquier documentación de empresa: contratos, expedientes, documentación de RR. HH., albaranes y pedidos, documentación técnica y otros. En la demo revisamos tus tipos de documento concretos.
¿Tengo que crear plantillas para cada formato de documento?
No. La IA interpreta el contenido del documento, así que no necesitas definir una plantilla por cada proveedor, cliente o formato. Solo configuras tus criterios de clasificación, nombres y archivo.
¿Funciona con documentos escaneados y fotos?
Sí. Además de PDF y documentos digitales, procesa escaneos y fotos hechas con el móvil, y adjuntos recibidos por correo.
¿Qué pasa si la IA no está segura de un documento?
Los casos dudosos se marcan para que una persona los revise antes de archivarlos, de forma que mantienes el control sobre el resultado.
¿Se integra con nuestro ERP u otras herramientas?
Glupo Ordena puede trabajar con correo, carpetas compartidas, ERP y otros sistemas mediante API. En la demo vemos qué encaje necesitas.
¿Dónde se guardan nuestros documentos?
Los datos se alojan en la Unión Europea y el acceso se controla por usuario. Te facilitamos los detalles técnicos y contractuales durante la demo.
¿Y si lo que necesito es conciliar facturas y albaranes de proveedores?
Para ese caso concreto tenemos Glupo Concilia, especializado en facturas y albaranes de proveedores. Puedes indicarlo en el formulario y te orientamos.
¿Cuánto cuesta?
Depende del volumen de documentos y de las integraciones que necesites. Solicita una demo y te preparamos una propuesta a medida.
Demo
Solicita una demo de Glupo Ordena
Déjanos tus datos y te contactamos para ver juntos cómo quedaría organizada tu documentación.
- Revisamos los tipos de documento que gestionáis
- Te enseñamos la clasificación y extracción en funcionamiento
- Vemos qué integraciones necesitáis
- Sin compromiso